Política de Proteccion de Datos Personales

  1. OBETIVO

Garantizar de forma integral la protección del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal y de la cual WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS es responsable y/o encargada de su tratamiento con el fin de dar cumplimiento a la Constitución Política de Colombia, la ley 1266 de 2008, ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y complementarios.  

  1. ALCANCE Y VIGENCIA

La presente política entrará en vigencia el día 1 de enero de 2024 y tendrá́ validez mientras la compañía ejerza su objeto social, hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente, o hasta que sea derogada por una nueva política de tratamiento de datos personales.

Esta política podrá́ ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS, debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales, dichas modificaciones cuando las mismas sean esenciales o cuando se refieran a las finalidades mencionadas en el momento de la obtención de la autorización inicial.

Las bases de datos serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual fueron obtenidos los datos. Una vez cumplida la finalidad, los datos personales solo serán usados para efectos de mantenerlos en el registro de la base de datos de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS y para enviar mensajes con fines comerciales y/o publicitarios si así́ lo autoriza el Titular, de lo contrario, serán eliminados de las Bases de Datos de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS o archivados en condiciones seguras cuando así́ lo requiera la normativa colombiana.

  1. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

El oficial de cumplimiento será́ la Dirección Administrativa y todos los trabajadores de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS se obligan a aceptar la política y las instrucciones y procedimientos que se impartan para su adecuado cumplimiento, garantizando como mínimo lo señalado en la Ley 1581 de 2012 y las normas complementarias o que la regulan. Se exigirá́ al personal vinculado el conocimiento de los deberes que deben cumplir.

Dentro de las funciones del oficial de cumplimiento se encuentran las siguientes:

  • Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
  • Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
  • Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
  • Impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.
  • Mantener un inventario de las bases de datos personales en poder de la organización y clasificarlas según su tipo.
  • Registrar las bases de datos de la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la SIC.
  • Obtener las declaraciones de conformidad de la SIC cuando sea requerido.
  • Revisar los contenidos de los contratos de transmisiones de datos que se suscriban con Encargados del tratamiento.
  • Analizar las responsabilidades de cada cargo de la organización, para diseñar un programa de entrenamiento en protección de datos personales específico para cada uno de ellos.
  • Integrar las políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, conmutador, gestión de proveedores, investigación y academia, etc.).
  • Requerir que, dentro de los análisis de desempeño de los empleados, se encuentre haber completado satisfactoriamente el entrenamiento sobre protección de datos personales.
  • Velar por la implementación de planes de auditoría interna para verificar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de la información personal.
  • Acompañar y asistir a la organización en la atención de las visitas y los requerimientos que realice la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Realizar seguimiento al Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Para efectos del presente manual, WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS identificada con el NIT. 901.809.552-6, con sede principal en la Carrera 17A No. 106-09, Bogotá, Tel (57) 3102904231, correo electrónico info@wdn-labs.com, será́ el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.

El Tratamiento de los Datos personales se deberá́ hacer en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en este manual podrá́ dirigirse a: info@wdn-labs.com.

  1. DEFINICIONES
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el "dato personal" como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá́ que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.
  • Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales en nombre del responsable del tratamiento.
  • Historia clínica: Documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en la atención del paciente.
  • Normatividad: Conjunto de normas, leyes y decretos que regulan una materia especifica. Para el presente caso siempre se hará́ referencia a la regulación de datos personales e historia clínica.
  • Menor de edad: Es todo niño, niña o adolescente (púber o impúber) cuya edad sea inferior a 18 anos.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia a un Encargado para que sean tratados por este.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  1. MARCO NORMATIVO Y LEGAL.

El conjunto de normas que regula el tratamiento de datos personales es el siguiente:

  • Constitución Política, artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008.
  • Ley 1581 de 2012.
  • Decretos Reglamentario 1727 de 2009.
  • Decretos Reglamentario 2952 de 2010.
  • Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
  • Sentencias C-1011 de 2008, y C-748 del 2011 de la Corte Constitucional.
  • Resolución 1995 de 1999 expedida por el Ministerio de Salud.
  1. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y HABEAS DATA

WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS garantiza de forma integral la protección de los derechos fundamentales de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal y de la cual es responsable y/o encargada de su tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a la Constitución Política de Colombia, ley 1266 de 2008, ley estatutaria 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y complementarios y la Resolución 1995 de 1999 expedida por el Ministerio de Salud; así́ mismo también garantiza los derechos fundamentales al buen nombre y privacidad, toda vez que el mismo se halla comprometido con los valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad, integridad y manejo adecuado de la información; razón por la cual adopta y aplica la presente política.

7.1. Finalidades

A través de la presente política WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con socios, accionistas, médicos, pacientes, proveedores, empleados, y en general con toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en sus bases de datos para el cumplimiento del objeto social de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS y específicamente para:

  • Contactar a los titulares de los datos personales en virtud de la relación comercial, civil o laboral existente.
  • Identificar y mantener un registro y control de los proveedores, acreedores, socios, accionistas, pacientes, médicos y empleados de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS.
  • Proveer los servicios requeridos por sus pacientes y acceder los servicios ofertados por sus proveedores.
  • Pagar honorarios, remuneraciones, dividendos o salarios surgidos en virtud de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los titulares de los datos personales.
  • Informar sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos.
  • Cumplir con la normativa vigente en materia laboral y de seguridad social, civil, comercial, administrativa, penal y demás existente, especialmente aquella relacionada con el archivo y custodia de la información e historia clínica de los pacientes.
  • Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS.
  • La identificación de fraudes y prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y otras actividades delictivas.
  • Diligenciar, actualizar y conservar la historia clínica de los pacientes de conformidad con la normatividad vigente al respecto.
  • Enviar comunicaciones referentes a la relación comercial, civil o laboral existente.
  • Evaluar la calidad del servicio suministrado por WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS.
  • Enviar mensajes con fines comerciales, publicitarios, educativos y/o de atención a los titulares de los datos personales, que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
  • Registrar y almacenar la información de los titulares de los datos personales en las Bases de Datos de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTTRITION LABS SAS.
  • Contestar las solicitudes, peticiones, reclamaciones y quejas de los titulares de los datos personales.
  • Evaluar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los titulares de los datos personales o exigir el cumplimiento de las mismas.
  • Efectuar y consultar reportes ante las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, entidades de reporte de comportamiento comercial y financiero y autoridades de policía o autoridades judiciales.
  • Actualizar la Información del titular de los datos personales ante Operadores de Información y Riesgo o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos.
  • Consultar, solicitar o verificar la información y Datos Personales del titular de los datos personales en las bases de datos de entidades públicas o privadas, o que conozcan personas naturales o jurídicas, o se encuentren en buscadores públicos, redes sociales o publicaciones físicas o electrónicas, bien fuere en Colombia o en el exterior.
  • Realizar trámites administrativos internos de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS tales como reportes contables, auditorias y facturación.
  • Efectuar análisis e investigaciones para fines comerciales, de mercado, históricos, estadísticos y científicos, garantizando siempre la supresión de la identidad del paciente.
  • Transmitir la información y los Datos Personales a terceros involucrados en la prestación del servicio ofrecido.
  • Transmitir y/o transferir los Datos Personales del Titular, en Colombia y al exterior, a empresas vinculadas o relacionadas, a proveedores de bienes y servicios y aliados comerciales, investigativos y académicos de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS, según sea requerido para efectos del cumplimiento de las obligaciones derivadas las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los titulares de los datos personales.
  • Atender requerimientos de organismos de control y vigilancia.
  • Promocionar actividades, productos y servicios ofrecidos por WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS o por sus socios, vinculados o aliados económicos. Para dicho efecto, se utilizaran distintos medios de comunicación, tales como correo, e-mail, teléfono fijo, redes sociales y celular (incluyendo mensajes de texto y de voz).
  • Para cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato celebrado con el titular de los datos personales.
  • Transferir los Datos Personales a otros responsables en virtud de un contrato comercial o civil.
  • Actualizar la información del titular de los datos personales.
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS.

Destinaciones específicas de datos de contratistas y proveedores:

  • Desarrollar el objeto social de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS conforme a sus estatutos sociales.
  • Realizar el cobro o pago de productos o servicios.
  • Realizar compra y venta de productos o servicios.
  • Realizar y enviar cotizaciones, publicidad, ofertas o estudios de mercado. Para la búsqueda de socios o clientes potenciales.
  • Con fines estadísticos o como indicadores de gestión.

Destinaciones específicas de datos de médicos:

  • Ofrecer los servicios de la empresa mediante los canales destinados para ello.
  • Mantener un consolidado de los usuarios del dominio web y la realización de estadísticas, encuestas y demás actividades tendientes a la consecución de indicadores o información relevante para el cumplimiento del objeto social.
  • Transmitir datos a la respectiva aseguradora del paciente para efectos de facturación.
  • Desarrollar el objeto social de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS conforme a sus estatutos sociales.

Destinaciones específicas de datos de pacientes:

  • Desarrollar el objeto social de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS conforme a sus estatutos sociales.
  • Ofrecer los servicios de la empresa mediante los canales destinados para ello.
  • Diligenciar, actualizar y conservar la historia clínica por el tiempo que ordene la ley o por mandato de autoridad competente, en especial la Resolución 1995 de 1999 expedida por el Ministerio de Salud y las normas que la deroguen o modifiquen.
  • Mantener un consolidado de los usuarios del dominio web y la realización de estadísticas, encuestas y demás actividades tendientes a la consecución de indicadores o información relevante para el cumplimiento del objeto social.
  • Transmitir datos a la respectiva aseguradora del paciente para efectos de facturación.
  • Realizar análisis de datos clínicos y médicos de los pacientes, pudiendo adelantar investigaciones científicas y/o académicas, garantizando la supresión de la identidad del paciente de conformidad con la normatividad vigente.

Destinaciones específicas de datos de empleados:

  • Dar cumplimiento y exigirlo, al contrato laboral, reglamento interno de trabajo, así́ como las demás políticas implementadas por WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS frente a sus empleados, y a las obligaciones que de estos se desprenden.
  • Para la constatación del cumplimiento de las obligaciones, la incursión en las prohibiciones, faltas graves y/o justas causas a través de los procedimientos laborales establecidos por WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS, especialmente a través de procedimientos disciplinarios y de auditoria; para lo anterior, WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS podrá́ auditar los equipos electrónicos (computadores, tabletas, celulares empresariales, entre otros) y softwares (correos electrónicos, chats, programas, archivos corporativos, entre otros) previstos por esta para la prestación de los servicios de sus empleados. También, WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS podrá́ instalar sistemas de video vigilancia, de grabación de sonido, podrá́ recolectar, usar y almacenar datos biométricos (entre ellos, sin limitarse, a aquellos recolectados a través de lectores de huella dactilar y lectores faciales).
  • Para la afiliación, pago de cotizaciones, y el cumplimiento en general de las obligaciones deberes, así́ como la exigencia de derechos, de los que WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS o el trabajador son titulares, frente al Sistema de Protección Social.
  • Para dar cumplimiento, implementación y evaluación del Sistema de Gestión en Salud y Seguridad en el Trabajo.
  • Para adelantar los procedimientos de transcripción, radicación y cobro de subsidios por incapacidad temporal frente a las entidades del Sistema de Seguridad Social.
  • Para el análisis de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS para conceder licencias o permisos.
  • Para la ejecución directa o solicitud de ejecución a un tercero de pruebas que evidencien la presencia de alcohol o de sustancias psicoactivas o psicotrópicas en el organismo del trabajador. Para el adelantamiento de tramites o el cumplimiento de los mismos, iniciados por entidades públicas administrativas o judiciales, o ante cualquiera de estas por parte de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS
  • Para el trámite prestamos, embargos, retenciones y/o compensaciones de salarios, prestaciones sociales y demás derechos laborales generados en virtud de la relación de trabajo. Para efectos de capacitación, recreación, asistencia a eventos culturales, deportivos o académicos, dirigidos directamente por WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS o por cualquier tercero.
  • Para el cumplimiento de la normativa laboral vigente y aplicable a WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS y a sus trabajadores, incluyendo disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias, contractuales, así́ como de políticas y directrices internas de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS.

En general, WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS obtendrá́ y manejará los datos personales suministrados a él por sus socios, accionistas, médicos, pacientes, proveedores, acreedores, empleados y en general cualquier persona natural del que se tengan datos personales, para las finalidades consecuencia del desarrollo de su objeto social como laboratorio clínico y en cumplimiento de la normativa que ordene su tratamiento.

El tratamiento de los datos personales podrá́ ser manual y automatizado, y el contacto con los titulares de los datos personales podrá́ ejercerse mediante él envió de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.

7.2. Principios

De conformidad con la ley, WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS. actuará́ en toda recopilación, manejo y supresión de datos personales de acuerdo con los principios que deben seguirse en todo Tratamiento de Datos Personales y de protección de la ley del HABEAS DATA, ellos son:

  • Legalidad: Para el tratamiento de los datos personales, WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS se sujetará a lo establecido en la Ley y demás disposiciones.
  • Finalidad: WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS informará al titular la finalidad del tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legitima de acuerdo con la constitución y la ley.
  • Libertad: El tratamiento de los datos personales solo lo ejercerá́ WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular; o por mandato legal o judicial.
  • Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de los datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Transparencia: WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS garantiza al titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
  • Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento que WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS dará́ a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza publica o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido al titular o terceros autorizados.
  • Seguridad: La información sujeta a tratamiento por WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS será́ protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada. Inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

8.1. Tratamiento de datos públicos

WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS advierte que trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza publica y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por ley, esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el resto de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.

8.2. Tratamiento de datos sensibles

En caso de ser estrictamente necesarios el uso de datos sensibles se solicitará el consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados) informando: (i) cuales de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles, (ii) la finalidad exclusiva de su tratamiento y (iii) que por tratarse de datos sensibles no está́ obligado a autorizar su tratamiento.

En cumplimiento de su objeto social, WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS tratará los datos sensibles con el mayor grado de seguridad y confiabilidad. Para ello dispondrá́ de las medidas de seguridad necesarias, empleará las herramientas electrónicas idóneas y capacitará a su personal para garantizar el tratamiento de datos de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley.

  1. AUTORIZACIÓN

Para el tratamiento de los datos personales se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá́ ser obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley.

La información de los datos personales podrá́ ser suministrada al titular, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por este o por la ley, así́ como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.

WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS podrá́ continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

  1. DERECHOS

El titular de los datos personales tendrá́ derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá́ ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.
  • Ser informado por previa solicitud, sobre el uso que se da a sus datos personales.
  • Presentar consultas e interponer quejas ante la entidad encargada de la protección de los datos personales, por infracciones a lo dispuesto en la normativa colombiana de protección de datos personales una vez haya agotado el requisito de procedibilidad ante el Laboratorio.
  • Solicitar la revocatoria y/o supresión de sus datos personales cuando sea procedente de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente que rige en materia de protección de datos personales.
  • Acceder de manera gratuita e ilimitada a los datos personales que sean objeto de tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

  • El titular, quien deberá́ acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado o agente oficioso, siempre que pruebe, por lo menos sumariamente, su interés jurídicamente tutelable.

10.1 Tramites para el ejercicio de los derechos.

Los procedimientos que se describen a continuación solo pueden ser ejercidos por las personas descritas en el apartado anterior.  

10.2 Tramite derecho de consultas

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS, garantizando el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

Las solicitudes de consulta podrán ser tramitadas por el titular o terceros legalmente autorizados, enviando una solicitud escrita al correo electrónico info@wdn-labs.com  indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de esta. A su vez, debe indicar su nombre completo, su cedula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envió de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, para lo cual deberá́ acreditar su calidad de causahabiente o adjuntar el poder debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberá́ indicar el medio, el evento o cualquier otra información que permita establecer la base de datos que contiene los datos objeto de la solicitud.

La consulta será́ atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá́ su consulta, la cual en ningún caso podrá́ superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la consulta resulta incompleta, se requerirá́ al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de esta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de la consulta, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá́ que ha desistido de ella.

En caso de que quien reciba la consulta no sea competente para resolverla, dará́ traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

10.3 Tramite derecho de reclamos

El Titular de datos personales que considere que sus datos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

El reclamo se podrá́ presentar enviando una solicitud escrita al correo electrónico info@wdn-labs.com, indicando puntualmente el objeto de su solicitud y un breve motivo de esta. A su vez, debe indicar su nombre completo, su cedula de ciudadanía, sus datos de contacto los cuales deben incluir, por lo menos, una dirección de correo electrónico, una dirección para envió de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, para lo cual deberá́ acreditar su calidad de causahabiente o adjuntar el poder debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberán indicar el medio, el evento o cualquier otra información que permita establecer la base de datos que contiene los datos objeto de la solicitud.

Los reclamos presentados se atenderán de conformidad con el siguiente procedimiento:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá́ al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá́ que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará́ traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá́ en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá́ mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • Él termino máximo para atender el reclamo será́ de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá́ su reclamo, la cual en ningún caso podrá́ superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. No podrá́ concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

10.4 Tramite para revocar la autorización dada al Laboratorio para tratar los datos personales

El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada a WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS para el tratamiento de sus datos personales siempre que ello sea procedente de acuerdo con la normativa vigente que rige en materia de protección de datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, en la que puntualice el objeto de su solicitud. Para dar trámite a la misma se seguirá́ el procedimiento consagrado en el procedimiento para adelantar los reclamos.

  1. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS

WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS aplicará algunas prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos pertinentes. Tales prácticas consisten en los siguientes procesos implementados por la empresa:

  • Suscripción de Acuerdos Marcos de Confidencialidad con contratistas y proveedores de la institución.
  • Suscripción de Acuerdos Marcos de Confidencialidad con todos los empleados de la entidad.
  • Adicionalmente se han implementado las siguientes medidas de seguridad en la información para efectos de generar el mayor nivel de reserva en el manejo de la información:
  • El Laboratorio posee un firewall de seguridad que permite administrar el ingreso de los usuarios externos a la red de información. Al mismo tiempo permite bloquear aquellos visitantes no deseados.
  • El Laboratorio cuenta con un sistema de copias de seguridad para sus diferentes sistemas informáticos. Este sistema construido por una secuencia de tareas las cuales permiten tener copias programadas y diarias de la información buscando minimizar el riego de perdida de la misma. Las copias de seguridad se realizan en diferentes medios, formas y tiempos.
  • El ingreso a los sistemas informáticos con que cuenta el Laboratorio se realiza por medio de una autentificación de los usuarios a través de un usuario y contraseña. Los usuarios presentan diferentes perfiles de seguridad de acuerdo con sus funciones laborales.
  • Los datos de naturaleza reservada podrán ser proporcionados de manera escrita, oral, por medios electrónicos, magnéticos o digitales, o bien, por virtud de revisión de libros, expedientes o documentos.
  • Además de los datos que posean un clara y evidente naturaleza confidencial, será́ información reservada o confidencial toda aquella que utilice cualquiera de las siguientes denominaciones: “Confidencial”, “Reservado”, “Secreto”, “Privado”, “Privilegiado”, “Especial” “Sensible” o “Exclusivo”.

La protección de la información de naturaleza reservada, confidencial o privilegiada a cargo de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS se desarrollará mediante los protocolos de seguridad de la información y los acuerdos marcos de confidencialidad establecidos por la empresa para proteger dicha información, por lo que su divulgación o revelación estará́ estrictamente supeditada a las estipulaciones establecidas en estos instrumentos legales. En consecuencia, será́ un deber de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS velar por el cumplimiento de las estipulaciones confidenciales y reservadas frente a terceros y por lo tanto guardará absoluta reserva sobre los datos que deban ser protegidos por estas disposiciones.

Bajo ninguna circunstancia se revelaran datos que hagan parte de un secreto industrial o comercial. Por último, WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS informa que:

  • Se garantizará a los titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.
  • Dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.
  • Adoptará́ las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  1. DEBERES

12.1. Deberes de los Titulares

El titular de los datos personales deberá́ mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento a WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS, la veracidad de esta. WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS no se hará́ responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el titular.

12.2. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento de datos personales

El responsable de la presente política tendrá́ a su cargo las siguientes funciones:

  • Conocer esta política y darle aplicación en lo que le corresponda.
  • Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar las medidas que deberán tomarse en los contratos comerciales y formatos o formularios que versen sobre datos personales.
  • Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar las medidas que deberán tomarse en los contratos laborales.
  • Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de los datos personales.
  • Rectificar la información del titular cuando sea incorrecta.
  • Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
  • Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
  • Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.
  • Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada con el tratamiento de datos personales.
  • Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos personales.
  • Los demás consagrados en la ley.

El responsable del proceso de Gestión Humana deberá́ velar por que en cada incorporación de un nuevo trabajador se exija el conocimiento de la presente Política como uno de los documentos que la complementen. Se realizaran todos los ajustes de tipo contractual y legal para que, en los contratos, acuerdos de confidencialidad, cláusulas contractuales y demás documentos se incorpore su cumplimiento por parte de Empleados, socios, accionistas, Directivos, Proveedores, Contratistas vinculados y otros terceros, además de procurar por obtener autorización expresa de cada titular para el Manejo de los datos personales y Habeas Data.

Es responsabilidad de los trabajadores reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona, o que tenga indicios de que los mismos estén siendo utilizados para propósitos delictivos y/o no autorizados. Este reporte se realizará a través del correo info@wdn-labs.com.

  1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las Políticas serán aplicables a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS, o sean susceptibles de ser conocidas por esta en virtud de las relaciones comerciales.

  1. ELIMINACIÓN DE DATOS

Para eventos de eliminación de datos, WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS empleará todas las medidas de seguridad para que no se presenten fugas de información. La eliminación será́ definitiva y no se realizaran copias de respaldo o seguridad.

  1. CAMPAÑAS DE MAILING.

Cualquier campana de Mailyng que realice WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS para efectos de dar a conocer productos o servicios, se realizará ocultando los destinatarios a quienes se les envían los correos, precaviendo la privacidad de los datos de estos. Por ninguna razón se realizaran campanas de Mailyng abiertas.

  1. PROHIBICIÓN DE VIDEOGRABACIÓN

En aras de proteger el derecho fundamental de los pacientes y empleados al Habeas Data; garantizar los derechos fundamentales al buen nombre y a la privacidad de las personas antes mencionadas; conservar y fomentar las condiciones de salubridad y orden en las instalaciones del Laboratorio; y de mantener reserva de los procedimientos adelantados en las instalaciones del Laboratorio en tanto estos hacen parte de los secretos empresariales de esta entidad, y como tal están protegidos por la Decisión 486 del 2000 de la Comunidad Andina de Naciones, en especial de los artículos 260 al 266, WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS prohíbe la captura de fotografías, videos, audios, y en general cualquier contenido multimedia en las instalaciones del Laboratorio por parte de los pacientes y todas las demás personas que no hagan parte del personal de trabajo del Laboratorio o que no estén autorizadas por este.

  1. TRASFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Teniendo en cuenta que WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS. podrá́ contar con aliados y proveedores para el cumplimiento de su objeto social, para la prestación de sus servicios y para la ejecución de los contratos laborales, comerciales, civiles, investigativos o académicos que celebre con los Titulares, WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS  será́ la Responsable del Tratamiento y sus aliados y proveedores serán los Encargados del Tratamiento en los casos en que sea procedente; en esta medida WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS asegura que los Encargados del Tratamiento darán estricto cumplimiento a lo establecido en la presente Política.

En el evento en que la prestación de sus servicios y/o la ejecución de los demás contratos laborales, comerciales, civiles, investigativos o académicos que celebre con los Titulares implique la Transferencia o Transmisión de los Datos Personales a aliados o proveedores extranjeros, WELLNESS DIAGNOSTICS & NUTRITION LABS SAS se compromete a que estos se adhieran a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Resolución 1995 de 1999 expedida por el Ministerio de Salud demás normas que modifiquen, adicionen y complementen, y concretamente den estricto cumplimiento a lo establecido en la presente Política.